Μια συστατική επιστολή από τράπεζα είναι επίσης ένα από τα συνήθη έγγραφα που σκοπεύουν στην εξακρίβωση των στοιχείων του πελάτη. Η παροχή συστατικών επιστολών από τράπεζα ζητείται συνήθως από νέους πελάτες στις περιπτώσεις ανοίγματος νέων τραπεζικών λογαριασμών. Οι συστατικές επιστολές απαιτούνται από όλα τα άτομα που θα έχουν ανάμειξη με το νέο λογαριασμό, συμπεριλαμβανομένου του πραγματικού δικαιούχου της εταιρείας. Η απαίτηση παροχής συστατικών επιστολών από νέους πελάτες, ιδίως από ξένους πελάτες, αποτελούν τυπική διαδικασία που εφαρμόζουν οι περισσότερες τράπεζες. Ως μέρος της δικής μας διαδικασίας δέουσας επιμέλειας, στις περιπτώσεις πελάτων που μας ήταν άγνωστοι προηγουμένως, απαιτούμε επίσης παροχής συστατικών επιστολών από τράπεζα ή επαγγελματία.
Μία συστατική επιστολή που δίδετε από μία τράπεζα είναι ουσιαστικά μία σύντομη επιστολή από μία τράπεζα στην οποία διατηρείτε λογαριασμό. Η συστατική επιστολή θα πρέπει απλά να δηλώνει πως είστε πελάτης της εν λόγω τράπεζας για αρκετά χρόνια (κατά προτίμηση 3 ή περισσότερα) και πρέπει να επιβεβαιώνει ότι η τραπεζική σχέση σας ήταν φυσιολογική, χωρίς τυχόν αδυναμίες από μέρους σας. Η συστατική επιστολή της τράπεζας μπορεί επίσης να επιβεβαιώνει τη διεύθυνση κατοικίας σας, όπως αυτή εμφανίζεται στα αρχεία της τράπεζας. Με αυτόν τον τρόπο η συστατική επιστολή της τράπεζας μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως αποδεικτικό της διεύθυνσης σας, συνεπώς μπορεί να μην χρειάζεται να παρέχετε ξεχωριστό αποδεικτικό αναφορικά με την διεύθυνσης σας. Μια συστατική επιστολή από τράπεζα μπορεί να ληφθεί στην βάση οποιαδήποτε τραπεζικής σχέσης – διατήρηση προσωπικού λογαριασμού, κοινού λογαριασμού ή επιχειρηματικού λογαριασμού (εταιρικού), με την προυπόθεση πως έχετε δικαιώματα υπογραφής στον λογαριασμό αυτό.
Η συστατική επιστολή της τράπεζας δεν αποτελεί εγγύηση. Είναι απλώς μια τυπική, ενημερωτική επιστολή. Περαιτέρω, η παροχή συστατικής επιστολής από τράπεζες είναι ευρέως γνωστή σε όλους τους τραπεζίτες, έτσι δεν θα εκπλαγούν όταν ζητήσετε να σας παρέχουν μία. Κάθε τράπεζα χρησημοποιεί συνήθως το δικό της λεκτικό στις συστατικές επιστολές. Αυτό είναι απολύτως αποδεκτό. Ορισμένες τράπεζες μπορούν επίσης να συμπεριλάβουν στο λεκτικό αποποίηση ευθύνης στο βαθμό που η συστατική επιστολή έχει μόνο ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν παρέχει παραστάσεις ή εγγυήσεις από την πλευρά των τραπεζών. Τέτοια διατύπωση δεν αποτελεί επίσης πρόβλημα, καθώς ο σκοπός μίας συστατικής επιστολής της τράπεζας δεν είναι να εγγυηθεί τίποτα – αλλά λειτουργεί απλώς ως επιβεβαίωτική.
Η συστατική επιστολή της τράπεζας δεν χρειάζεται να αποκαλύπτει εμπιστευτικές πληροφορίες! Η συστατική επιστολή της τράπεζας δεν χρειάζετε να αναφέρει τον αριθμό λογαριασμού, το ποσό των κεφαλαίων του λογαριασμού, το οφειλόμενο ποσό δανείου ή οποιεδήποτε άλλες προσωπικές οικονομικές πληροφορίες! Εάν για κάποιο λόγο ή λόγω κακής συνενόησης η τράπεζα συμπεριλάβει τέτοιες εμπιστευτικές λεπτομέρειες στην συστατική επιστολή (όπως τον αριθμό λογαριασμού), μπορείτε να ζητήσετε από αυτούς να αποσύρουν οποιαδήποτε τέτοια στοιχεία ή να τα εξαλείψετε από μόνοι σας. Μια συστατική επιστολή από τράπεζα δεν πρέπει να είναι τίποτα περισσότερο από μια ενημερωτική επιστολή, η οποία να δηλώνει ότι η τράπεζα σας γνωρίζει για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ως αξιοπρεπή πελάτης – χωρίς να παρέχει περισσότερες λεπτομέρειες.
Η λογική πίσω από για την συστατική επιστολή μίας τράπεζας είναι να αποδείξει ότι το συγκεκριμένο άτομο είναι κανονικό μέλος της κοινωνίας και έχει κάποια οικονομική δραστηριότητα ή επαγγελματικό προσανατολισμό – καθώς τέτοια άτομα κανονικά διατηρούν κάποιο τραπεζικό λογαριασμό. Ο δευτερεύων σκοπός της συστατικής επιστολής μίας τράπεζας είναι η επιβεβαίωση της ταυτότητας και της διεύθυνσης ενός ατόμου από ένα ανεξάρτητο και αξιόπιστο χρηματοπιστωτικό ίδρυμα ( τράπεζα).
Η συστατική επιστολή της τράπεζας λειτουργεί και προληπτικά, με σκοπό να αποφευχθούν οι δόλιες προσπάθειες σύστασης μιας εταιρείας στο όνομα ενός «φάντασματος», ενός νεκρού προσώπου ή στην βάση μιας κλεμμένης ταυτότητας.
