Προκειμένου να καταστούν αποδεκτά τα έγγραφα σε μία άλλη χώρα – εκτός από την χώρα στην οποία εκδόθηκαν. Χωρίς πιστοποίηση και (συχνά) νομιμοποίηση με apostille, ενδέχεται να μην μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εμπορικά ή επαγγελματικά έγγραφα που εκδίδονται από μια Κυπριακή εταιρεία στη χώρα σας ή σε οποιαδήποτε χώρα σχεδιάζετε να διεξάγετε εργασίες. Αυτό συμβαίνει γενικά με όλα τα έγγραφα που εκδίδονται στο εξωτερικό.
Εάν επιθυμείτε να ανοίξετε τραπεζικό λογαριασμό για την Κυπριακή σας εταιρεία, να αγοράσετε ακίνητα ή οποιοδήποτε άλλο περιουσιακό στοιχείο που απαιτεί δημόσια εγγραφή, να δημιουργήσετε ένα υποκατάστημα ή θυγατρική της εταιρείας σας ή να προβείτε σε οποιαδήποτε παρόμοια συναλλαγή όπου θα πρέπει να παρουσιάσετε τα έγγραφα της εταιρείας σε ένα επίσημο τρίτο πρόσωπο εκτός Κύπρου, τα έγγραφά σας πρέπει να φέρουν σφραγίδα apostille ώστε να γίνουν αποδεκτά.
Σε αντίθεση με το τι μπορεί να υπονοεί το όνομα, η ορολογία apostille δεν έχει καμία σχέση με τη θρησκεία. Η πιστοποίηση apostille είναι η ονομασία μιας επίσημης διαδικασίας, σύμφωνα με την οποία τα επίσημα έγγραφα που εκδίδονται σε μία χώρα πιστοποιούνται με πανομοιότυπο τρόπο. Φέροντας την πιστοποίηση αυτή, έγγραφα από μια χώρα γίνονται αποδεκτά σε οποιαδήποτε άλλη χώρα. Η διαδικασία αυτή θεσπίστηκε με τη Σύμβαση της Χάγης του 1961. Σήμερα σχεδόν όλες οι χώρες του κόσμου συμμετέχουν σε αυτήν τη Σύμβαση – αν και υπάρχουν μερικές εξαιρέσεις.
Στην διαδικασία για πιστοποίηση με apostille, μετά την υπογραφή ενός λειτουργού, ο οποίος έχει πιστοποιήσει το έγγραφο εγχώρια (συνήθως, ένας πιστοποιών υπάλληλος ή ο έφορος εταιρειών) ακολουθεί μία δεύτερη πιστοποίηση. Μια ειδική σφραγίδα ή αυτοκόλλητο, το οποίο ονομάζεται “Apostille”, επισυνάπτεται επί του εγγράφου. Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, το “Apostille” δεν επιβεβαιώνει το πραγματικό περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά απλώς πιστοποιεί ότι η πρώτη πιστοποίηση – που έγινε από πιστοποιών υπάλληλο ή κυβερνητικό αξιωματούχο – είναι πραγματική και πως αυτός που έχει πιστοποιήσει το έγγραφο έχει τα σχετικά δικαιώματα και εξουσίες να κάνει την εν λόγω πιστοποίηση. Επί της ουσίας, το “Apostille” είναι η επίσημη επιβεβαίωση της θέσης και των εξουσιών του πιστοποιών υπάλληλου ή του κυβερνητικού αξιωματούχου. Το Apostille συνήθως εκδίδεται από ένα συγκεκριμένο κυβερνητικό τμήμα – για παράδειγμα στην Κύπρο από το Υπουργείο Δικαιοσύνης και Δημόσιας Τάξης.
Η πλήρης νομιμοποίηση των εγγράφων για διεθνείς σκοπούς δεν είναι πάντοτε απαραίτητη. Ο παραλήπτης (στον οποίο πρέπει να παρουσιάσετε τα έγγραφα) θα πρέπει να είναι πάντα σε θέση να αναφέρει τον τρόπο με τον οποίο επιθυμεί να πιστοποιηθούν τα έγγραφα. Εμείς στη συνέχεια μπορούμε να ετοιμάσουμε τα έγγραφα ακριβώς όπως απαιτείται.
